Sampai sekarang sistem informasi masih sulit untuk didefinisikan, walaupun konsep sistem informasi telah mulai dibahas sejak tahun 1960-an. Kesulitan ini terjadi karena sistem informasi dapat dianalisis setidaknya dari 3 sudut pandang berbeda dan saling berkaitan antar 1 dengan yang lainnya, yaitu: (1) konstribusi yang disediakannya, (2) struktur dan tingkah lakunya, dan (3) fungsi yang dihadirkannya.

Definisi sistem informasi berdasarkan pada sudut pandang yang pertama menekankan bahwa sistem informasi adalah sub sistem dari sistem yang lebih luas, dimana sistem informasi tersebut berkontribusi. Suatu sistem informasi tidak hadir untuk dirinya sendiri, misalnya: suatu sistem informasi didisain untuk mendukung operasi, manajemen, dan pembuatan keputusan dalam suatu organisasi, atau suatu sistem informasi adalah suatu sistem yang memfasilitasi komunikasi antar pengguna-penggunanya.

Permasalahan utama dengan jenis definisi ini adalah ia tak memberikan karakteristik yang jelas terhadap sistem informasi. Sistem yang lebih luas, dimana suatu sistem informasi merupakan salah satu bagiannya, bisa saja membutuhkan sesuatu yang bukan sistem informasi terkait untuk mencapai tujuannya. Lebih jauh, hal-hal lain dapat menyediakan tipe konstribusi yang sama, tanpa harus menjadi suatu sistem informasi. Sebagai contoh, terdapat banyak cara untuk memfasilitasi komunikasi antar pengguna, termasuk saling mendekatkan diri secara fisik atau berpartisipasi dalam pertemuan.

Walaupun sulit untuk mendefinisikan sistem informasi berdasarkan pada konstribusi yang disediakannya, sangatlah penting untuk menyadari bahwa sudut pandang ini adalah vital selama pengembangannya. Kebutuhan-kebutuhan suatu sistem informasi ditentukan berdasarkan pada tujuan-tujuan organisasi dimana sistem didisain dan dibuat.

Definisi berdasarkan sudut pandang kedua menekankan pada struktur dan tingkah laku elemen-elemen fisik dan abstrak yang membentuk suatu sistem informasi. Baik struktur dan tingkah laku dapat dikarakteristikkan di tingkat detail yang berbeda.

Untuk tujuan pemodelan konseptual, definisi yang paling berguna adalah definisi yang didasarkan pada fungsi-fungsi yang dilakukan oleh sistem informasi, yaitu definisi yang menekankan pada apa yang dilakukan oleh sistem informasi, abstraksi dari mengapa dan bagaimana sistem informasi melakukannya.

Berdasarkan pada sudut pandang ketiga ini, definisi klasik menyatakan bahwa suatu sistem informasi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mendistribusikan informasi. Definisi ini diterima secara luas, karena kesederhanaan dan keumumannya. Namun beberapa komentar memintanya untuk dapat didefinisikan lagi dengan lebih presisi.

Pertama, sistem informasi adalah hasil rekayasa, kita harus menetapkan definisi yang jelas untuk sistem informasi yang didisain dan dibuat. Kejelasan penetapan dibutuhkan karena sistem natural yang melakukan fungsi-fungsi pemrosesan informasi berada di luar cakupan studi kita. Sebagai contoh, ilmu kognitif pikiran manusia yang dipandang sebagai sistem komplek yang menerima, menyimpan, memproses, dan mendistribusikan informasi.

Kedua, definisi terlalu umum dengan mempertimbangkan jenis informasi yang mungkin akan diakses oleh sistem informasi terkait. Pada kenyataannya, definisi menunjukan bahwa tidak ada batasan untuk jenis informasi, hasilnya definisi ini mencakup sistem-sistem yang semestinya tidak perlu dipertimbangkan sebagai sistem informasi. Sebagai contoh, suatu mesin fax dapat dikategorikan sebagai sebuah sistem informasi berdasarkan pada definisi ini, karena mesin fax dapat dilihat sebagai suatu sistem yang menerima dokumen (berisi data yang merepresentasikan beberapa informasi), menyimpannya (walaupun dalam waktu singkat), memprosesnya (seperti mengubah representasi beberapa informasi), dan mendistribusikannya dengan mengirim hasil melalui telepon.

Batasan yang sering ada pada jenis informasi yang ditangani oleh suatu sistem informasi adalah ia harus berada pada ruang lingkup domain-domain tertentu (juga disebut sebagai sistem obyek atau semesta pembicaraan). Biasanya domain ini tidak berkaitan dengan definisi sistem informasi. Pada umumnya sistem informasi berdomain suatu organisasi, namun tidak menutup kemungkinan untuk domain-domain lainnya, seperti suatu kendaraan, atmosfer, atau permainan catur. Sebuah fax tidak dapat dikategorikan ke dalam sistem informasi, karena fax tidak menunjukkan dokumen-dokumen yang dikirimnya sebagai informasi yang berada pada suatu ruang lingkup beberapa domain tertentu. Dokumen-dokumen pada fax hanyalah data yang tidak diinterpretasikan.

Jadi, sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang didisain untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mendistribusikan informasi pada ruang lingkup domain tertentu. Walaupun definisi ini terkesan telah mencakup permasalahan yang ada, namun definisi ini masih dirasa terlalu umum dan tidak terkait dengan tujuan dari keberadaan sistem informasi.Alasan-alasan inilah yang melandasi banyak penulis lebih suka untuk mendefinisikan fungsi-fungsi yang lebih spesifik, yang dapat memberikan gambaran tentang sistem informasi dengan lebih presisi.

Sistem informasi memiliki 3 fungsi utama, yaitu: (1) fungsi memori, untuk menangani suatu representasi dari ruang lingkup suatu domain; (2) fungsi informatif, untuk menyediakan informasi sekitar ruang lingkup suatu domain; dan (3) fungsi aktif, untuk melakukan aksi yang mengubah ruang lingkup suatu domain.

[ROM]