Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) sebagai salah satu bagian kecil di tahap 1 pada model Operational Reliability Maturity Continuum, telah banyak digunakan untuk mengelola dan mengendalikan perawatan peralatan di industri manufaktur dan jasa yang moderen. Beberapa tahun lalu, CMMS dasar telah diterapkan untuk merawat peralatan rumah sakit, terutama untuk peralatan rumah sakit yang penting dan berkaitan dengan keselamatan pasien.

Sekarang CMMS telah menjadi konsumsi tiap organisasi, baik penghasil produk maupun jasa. Nilai lain yang menjadi daya tarik dari CMMS bagi perusahaan, adalah karena CMMS, secara umum, didisain untuk mendukung kebutuhan pengendalian dokumen di ISO 9000:2000 dan merupakan suatu bagian kunci dari filosofi Total Productive Maintenance (TPM).

Filosofi Perawatan

Secara filosofi perawatan, dimana Corrective Maintenance dapat terdiri dari Unplanned Maintenance untuk kondisi insidensial terhadap mode kegagalan yang belum/tidak diprediksikan, dan Planned Maintenance, untuk yang telah diketahui atau diprediksikan. Sedangkan Planned Maintenance pada umumnya berisi perencanaan perawatan berdasarkan pada Predictive Maintenance dan Preventive Maintenance.

Gambar 1 Filosofi Perawatan

Keuntungan-Keuntungan Penerapan CMMS

Keuntungan-keuntungan ditawarkan dengan penerapan CMMS, adalah sebagai berikut:

• Meningkatkan ketersediaan plant, dengan adanya pengurangan waktu tunggu akibat mode kegagalan peralatan produksi.
• Memperkecil biaya operasional, dengan mengurangi waktu lembur, persediaan cadangan.
• Memperpanjang umur asset, dengan merawatnya lebih efektif.
• Mengurangi kebutuhan persediaan spare part, dengan mengidentifikasi bagian-bagian yang berkaitan dengan peralatan.
• Meningkatkan kendali melalui jadwal dan dokumentasi perawatan preventif.
• Mempermudah akses data dan membuat statistik perawatan dengan menggunakan penghasil laporan (report generator).
• Dan salah satu keuntungan utama dari penerapan CMMS adalah untuk membantu dan mendukung pengguna untuk fokus pada praktik perawatan yang baik, dimana prosedur-prosedur akan diformalkan dan diorganisasikan untuk mencukupi kebutuhan sistem baru.

Perbedaan Perawatan Terorganisasi dan Tidak Terorganisasi

Beberapa perbedaan umum departemen perawatan yang terorganisasi (praktik manajemen perawatan yang baik) dan perawatan yang tidak terorganisasi (praktik manajemen perawatan yang buruk), adalah sebagai berikut:

Perawatan yang dikelola dengan buruk

• Perawatan sangat bergantung pada orang yang berkemampuan dan berspesialisasi
• Tidak ada data yang disimpan dan banyak histori peralatan ada di dalam kepala perawat
• Tidak mungkin untuk melakukan estimasi biaya perawatan
• Tingkat perawatan yang tinggi berkaitan dengan waktu lembur tidak dapat dihindari
• Perawatan dipandang sebagai suatu hal yang menakutkan bagi manajemen
• Jam kerja perawatan untuk kerja yang tak terencana terjadi dalam jumlah yang cukup banyak

Perawatan yang dikelola dengan baik

• Perawatan dikenal oleh manajemen sebagai suatu bagian penting dan terintegrasi dengan produksi
• Perawatan berfokus pada pengadaan peralatan melalui peningkatan reliabilitas
• Terdapat penekanan analisa dari alasan terjadinya mode kegagalan
• Terdapat komitmen terhadap rencana kerja
• Terdapat penekanan pada pelatihan
• Terdapat program pengembangan kontinu
• Operator bertanggung jawab pada perawatan peralatan mereka

Tahap-Tahap Perkembangan Status Perawatan

Pengembangan status perawatan terdiri dari 3 tahap, yaitu (1) Reactive Maintenance, (3) Planned Maintenance, dan (3) Proactive Maintenance. Berikut ini adalah ciri-ciri perkembangan dari status perawatan, yang dimulai dari Reactive Maintenance sampai dengan Proactive Maintenance:

1. Reactive Maintenance
   • Perawatan yang tidak terkendali dalam jumlah yang banyak.
   • Inventori disimpan dalam jumlah banyak.
   • Operasi perawatan yang bersifat reaktif, menunggu terjadi masalah baru diperbaiki.
   • Penurunan moral tenaga kerja.
   • Rendahnya MTTR (Mean Time To Repair).
   • Rendahnya MTBF (Mean Time Between Failure).
   • Biaya perawatan mahal dan tidak dapat diprediksikan dan diukur.
2. Planned Maintenance
   • Penjadwalan kapasitas sumber daya, utilisasi sumber daya yang lebih baik, dan kebutuhan sumber daya yang lebih sedikit.
   • Pengurangan penyimpanan inventori.
   • Pengurangan jumlah perawatan yang tidak terkendali.
   • Moral tim yang lebih baik.
   • Rasio perencanaan dan penjadwalan kerja yang lebih baik.
   • Proses-proses bisnis telah didefinisikan dan terukur.
   • Pemahaman biaya langsung dan tidak langsung yang terjadi pada perawatan.
   • Peningkatan tingkat kepercayaan dari departemen operasional dan departemen perawatan.
   • Sadar akan pentingnya pengembangan proyek dan usaha secara berkelanjutan.
3. Proactive Maintenance
   • Optimalisasi sumber daya.
   • Optimalisasi penyimpanan inventori.
   • Mayoritas tugas perawatan berbasis pada kinerja atau kondisi, sedikit / tidak ada yang berbasis waktu.
   • Penekanan yang kuat pada reliabilitas rekayasa dan proses-proses pengembangan berkelanjutan yang lain.
   • Program software digunakan untuk membantu dalam pengaturan dan pengelolaan usaha perawatan.
   • Keterlibatan operasi secara penuh dalam proses perawatan (Total Productive Maintenance – TPM).
   • Rendahnya ketergantungan pada personel, kuatnya ketergantungan pada posisi, kuatnya dokumentasi dan aturan-aturan pelatihan terhadap keahlian yang dibutuhkan.

Gambar 2 Tahapan Proses Manajemen Perawatan

Secara umum, proses manajemen perawatan terbagi dalam 6 tahap, yang hampir sama dengan pengendalian tertutup. Saat rencana telah dibuat, aksi telah dilaksanakan, maka hasilnya akan dikomparasikan dengan rencana awal dan akan dihasilkan keputusan aksi apa yang tepat untuknya.

Modul-Modul CMMS

Gambar 3 Diagram Alir CMMS secara Umum

Berdasarkan pada diagram alir CMMS di atas, maka modul-modul dari CMMS secara sederhana, adalah sebagai berikut:

• Assets / Equipment Module
  • Asset / equipment data registration: tag number, name, location, asset code and group, manufacturer, serial number, type / model, criticality priority
  • Asset / equipment safety information
  • Asset / equipment spare part catalog
  • Electronic documents attachment such as drawings, pictures, manual books etc.
  • Shows asset / equipment in tree structure
• Preventive Maintenance Library Module (time based)
  • Create calendar based Preventive Maintenance library
  • Create Preventive Maintenance library with detail information of work to be done, safety precautions, man-power required, spare part or consumable required, required documents.
  • Assign Preventive Maintenance to asset’s code
  • Transfer Preventive Maintenance into work order ready for execution
• Job Library Module
  • Create standard job instruction with detail information of work to be done, safety precaution, required documents etc.
  • Assign Job library into Preventive Maintenance library
  • Assign Job Library into Work Order
  • Convert Job Library into Work Order
• Corrective Maintenance (repair work)
  • Repair, engineering, improvement or corrective action initiated from maintenance department.
• Job Request Module (request for repair)
  • Create Job Request to repair the defective asset
  • Assign the Job Request to corresponding responsible person
  • Tracking the Job Request’s status
• Calibration (for medical / lab’s instrument)
  • Setup calibration / certification for the analytical equipments, medical equipments, laboratory equipments etc. with interval based time.
  • Attach certificates or quality documents to the asset’s calibration history
  • Transfer calibration into the work order
• Work Order Management Module
  • Create work order with detail information of work to be done, safety precaution, man-power required, spare part or consumable required, documents attachment
  • Generate work orders from Preventive Maintenance library, Calibration module and Job Request
  • View all due work orders, scheduled work orders, registered work orders in certain time period
  • View backlog and unscheduled work orders (from Job Request)
  • View work orders for certain maintenance crew
  • Grouping work orders
  • Maintenance crews work load management
  • Work Order feedback by maintenance personnel
  • Work History record retrieval
• Spare Part Catalog
  • Create spare part data registration: identification number, name, manufacturer, technical note, spare part code and group, type / model, vendor
  • Assign spare part to asset / equipment record
  • Spare part documents attachment.
• Inventory Control Module
  • Stock delivery registration
  • Stock coding and grouping
  • Multi stock for spare part
  • Stock reservation by work order
  • Stock inventory
  • Create stock control minimum and maximum level for every stock items
  • Generate Purchase Request for stock below minimum
• Purchasing
  • Handling of Stock below minimum purchase request
  • Handling of User’s Purchase Request
  • Handling of Supplier’s Quotation
  • Handling of Purchase Ordering
  • Handling of Invoicing
• Documents & Drawings
  • Create documents / drawings record: document key, document name, revision no., prepared by, checked by, approved by, last modification date, path location etc.
  • View and print the document / drawing
  • Attach the document / drawing to other module
• Supplier and Sub-Contractor Data
  • Create supplier and sub-contractor data registration: name, address, contact person, telephone, fax, email, skill, hour rate etc.
  • Attach any contract / agreement documents to the supplier’s or sub-contractor’s record.
• Internal Employee
  • Create employee data registration: employee number, name, address, department, skill, hour rate etc.
  • View his/her schedule work orders
  • View his/her work history on the equipment
  • View his/her work load
• Reporting & Analysis Tools Module
  • Standard reports
    • Equipment maintenance and repair histories report
    • Equipment maintenance cost
    • Top ten equipment maintenance cost
    • Preventive Maintenance Library Report
    • Job Library Report
    • Daily, Weekly, Monthly Work Order Report
    • Work Order Summary Report
    • Work Order Detail Report
    • Backlog Work Order Report
    • Work Order Statistic Report
    • Job Request Status Report
    • Stock Transaction Report
    • Stock Below Minimum Report
    • Key Performance Indicator
  • Customizable report based on your requirement (Report Generator)
  • On-Line Analytical Processing (OLAP)
• User Access Right Module
  • Defining user access right by user id or user group.

[ROM]