Judul ini merupakan judul majalah SWA Digital yang saya tulis ulang hanya karena isinya cukup menarik. Isi yang diulas adalah pemanfaatan SI/TI pada jaringan apotek K-24 (rasanya Anda pasti pernah mampir 🙂 ) di 300 gerai mereka se-Indonesia. Untuk keperluan koneksi antar gerai dan kantor pusat mereka menggunakan layanan Virtual Privat Network (VPN) yang disediakan oleh Telkom. Tulisan tersebut bisa anda baca berikut ini atau bisa klik disini :).
—

Guna mendukung proses bisnis dan mempercepat pelayanan kepada pelanggannya, jaringan Apotek K-24 yang terdiri dari hampir 300 gerai dan tersebar dari Sabang sampai Merauke menggunakan sistem TI yang dikembangkan sendiri. Apa manfaat yang dirasakan?

“Lama banget, Mbak. Saya sudah nunggu lebih dari 30 menit, lho,” kata seorang pria setengah baya dengan raut muka masam. “Iya, Pak. Kami mohon maaf, Bapak harus menunggu. Obat-obatnya masih dicari. Kebetulan obat-obat yang dituliskan dalam resep yang Bapak berikan cukup banyak dan harus diracik,” ujar karyawan apotek itu memberi penjelasan.

Gambaran seperti itu sering terjadi dalam pelayanan apotek di Indonesia. Apalagi, jika tulisan resep itu susah dibaca, yang tentunya akan menyulitkan si apoteker dalam membaca dan mencarikan obat tersebut.

Sebenarnya, alur proses pelayanan permintaan obat di suatu apotek tidak memakan waktu lama jika pengelolaannya sudah menggunakan standard operating procedure(SOP) yang jelas. Apalagi jika proses kerjanya sudah menggunakan sistem manajemen terkomputerisasi, baik dalam hal pembelian obat, pendataan jenis dan item obat, laporan data pelanggan dan data pemasok, data stok obat, maupun penjualan obat.

Nah, salah satu jaringan apotek yang cukup serius memanfaatkan TI dalam proses kerjanya adalah Apotek K-24. Seperti diklaim pemilik dan pendiri Apotek K-24, dr. Gideon Hartono, proses layanan pembelian obat di jaringan apoteknya sudah bisa dilakukan lebih cepat. “Di semua Apotek K-24 pelayanan obat paling lama 10 menit konsumen sudah bisa mendapatkan obat yang dibutuhkan. Kecuali untuk obat tertentu yang memang harus diracik,” kata Gideon. “Mengurangi lama masa tunggu memang telah menjadi komitmen perusahaan,” tambahnya.

Menurut Gideon, saat ini di hampir 300 jaringan Apotek K-24 memiliki SOP yang sama, termasuk dalam hal penggunaan TI untuk memperlancar proses kinerja dan meningkatkan layanan kepada konsumen.”Kami sudah memiliki apotek dari Sabang hingga Merauke. Sejak awal kami sudah menyadari, untuk mendukung kinerja dan meningkatkan pelayanan di apotek, pengelolaannya harus menggunakan TI.”

Apotek K-24 pun merasa perlu membentuk Tim TI sendiri, yang terdiri dari lima orang. “Di sini TI berfungsi mendukung proses bisnis, termasuk dalam hal memberikan pelayanan yang cepat kepada konsumen,” ujar Topan Setya Dinata, Manajer TI PT Apotek K-24 Indonesia, pengelola Apotek K-24.

Gideon melihat, salah satu permasalahan dalam aktivitas sebuah apotek adalah lamanya pelayanan obat kepada konsumen. Penyebabnya, bisa karena apoteker atau karyawan yang tidak mudah menemukan obat seperti yang ditulis dalam resep, atau tulisan resep yang susah dibaca. Padahal, obat yang tersimpan di lemari jumlahnya bisa mencapai ribuan jenis. Setiap Apotek K-24 saja mengoleksi lebih dari 15 ribu jenis obat.

Menurut Gideon, untuk mengatasi kendala tersebut, selain menerapkan manajemen penataan obat sesuai dengan jenisnya, sejak awal Apotek K-24 telah menerapkan sistem komputerisasi. Semua data obat dientri ke dalam sistem. Keluar dan masuknya obat pun harus melalui sistem. Dengan demikian, stok obat akan selalu terkontrol.

Dijelaskan Topan, awalnya sistem TI yang digunakan Apotek K-24 masih berbasis DOS. Seiring dengan pertumbuhan perusahaan, sistem TI terus mengalami pembenahan dan pengembangan. Hingga saat ini Apotek K-24 sudah tiga kali mengganti sistem TI. Yang mutakhir, sistemnya sudah menggunakan aplikasi berbasis Web dan terkoneksi dengan jaringan Internet. Semua sistem apotek K-24 di berbagai kota di seluruh Indonesia pun sudah terhubung dengan kantor pusat. ”Kami terus meyempurnakan program sofware yang digunakan” kata Topan.

Saat ini, seluruh jaringan Apotek K-24 menggunakan OK-Soft (Online K-24 Software), aplikasi berbasis Web hasil pengembangan tim TI Apotek K-24 (in-house development). Diklaim Topan, dengan sistem OK-Soft ini, petugas apotek di perusahaannya bisa dengan mudah memantau kondisi penjualan dan stok obat di setiap apotek di mana pun melalui jaringan Internet. “OK-Soft merupakan aplikasi all-i- one yang digunakan di bagian pembelian, penjualan, stok, laporan keuangan dan procurement,” ujar Topan. “Dengan demikian, pengolahan datanya lebih terjamin cepat, akurat, aman, dan dapat mencerminkan kondisi apotek yang sebenarnya.”

Untuk menampung lalu lintas data, ada server khusus yang dipasang di kantor pusat. Server itu berfungsi sebagai data warehouse, di mana setiap ada perubahan bisa diaplikasikan langsung. Selain itu, server juga dipasang di setiap gerai dan kantor-kantor pemasaran Apotek K-24. Dengan begitu, jika ada gangguan koneksi dengan kantor pusat, aktivitas operasional tidak akan terganggu.

Lalu, untuk koneksi antara kantor pusat dan gerai digunakan layanan Virtual Privat Network (VPN) yang disediakan oleh Telkom. “Kami sedang tumbuh dan outlet kami ada di pelosok Nusantara. Karena itu, kami memilih provider yang memiliki jaringan koneksi seluruh Indonesia sebagai mitra,” ungkap Gideon.

Secara keseluruhan, diklaim Gideon dan Topan, pemanfaatan TI di Apotek K-24 sangat membantu, baik dalam proses bisnis internal perusahaan maupun layanan ke konsumen. Sebab, dukungan sistem TI yang terintegrasi itu memungkinkan proses pencarian obat bisa berlangsung lebih cepat. Dengan begitu, semakin cepat pula konsumen bisa terlayani. Sekali klik, informasi mengenai obat, berikut harganya, langsung bisa diketahui. “Khusus untuk obat tertentu yang harus diracik memang membutuhkan waktu khusus. Yang lama justru proses peracikan dan pengemasan karena takaran harus tepat,” Gideon menjelaskan.

Selain itu, dengan sistem yang sudah berjalan, jaminan stok di apotek bisa lebih terjamin. Pasalnya, persediaan suatu obat yang akan habis bisa diketahui dengan mudah. Kendati begitu, tidak semua obat disediakan di Apotek K-24. Gideon mengaku menerapkan hukum pareto untuk mengelola stok Apotek K-24, yakni hanya jenis obat yang banyak dibutuhkan pasien yang akan disediakannya. ”Lagi pula, tingkat kebutuhan setiap apotek berbeda-beda,” kata Gideon beralasan.

Untuk mendukung ketersediaan obat di jaringan apotek yang dimilikinya, Gideon kini sudah mendirikan perusahaan pedagang besar farmasi (PBF) sendiri, yakni PT K Dua Empat. Ke depan, perusahaan ini tidak hanya melayani apotek yang berada dalam satu grup, tetapi juga apotek lain dengan sistem online. “Kerja sama dengan PBF lain tidak akan diputus, karena mereka menawarkan obat yang tidak kami miliki,” katanya menegaskan.

Menurut penilaian Endang Widianingsih, staf Apotek K-24 Jl. Parangtritis, Yogyakarta, sistem yang dikembangkan perusahaannya sangat mendukung kinerja apoteker atau pembantu apoketer yang melayani penjualan obat di apotek. ”Yang jelas, kami tidak perlu repot lagi mencari obat secara manual, karena semua bisa dilihat dari layar komputer,” ucap Endang. “Kami juga bisa lebih cepat melayani konsumen yang datang. Kalau obatnya tidak perlu diracik, tidak sampai 10 menit konsumen sudah bisa mendapat obat yang dibutuhkannya.”

Kecepatan layanan Apotek K-24 ini diakui pula salah seorang konsumennya, Rohmad Sulistiyo. Pria yang tinggal tidak jauh dari Apotek K-24 Parangtritis ini mengaku puas dengan pelayanannya yang cepat dan tempatnya yang nyaman. “Saya cukup puas atas keramahan dan kenyamanan tempatnya. Lebih penting lagi, di sini saya tidak perlu mengantre lama,” ungkap Rohmad. Dia berharap apotek lain bisa menerapkan konsep yang dijalankan Apotek K-24, khususnya dalam hal kenyamanan dan kecepatan pelayanannya. (*)

BOKS 1

Sekilas Profil Apotek K-24

• Apotek K-24 didirikan oleh dr. Gideon Hartono pada 22 Oktober 2002 di Yogyakarta, di bawah bendera PT K-24 Indonesia.

Sejak 2005, Apotek K-24 diwaralabakan. Saat ini Apotek K-24 memiliki hampir 300 gerai yang tersebar di berbagai kota di seluruh wilayah Indonesia. Dari jumlah gerai itu, hanya 10 apotek yang dimiliki franchisor (Gideon).

• Selain meyediakan obat-obat bebas (OTC) dan obat resep (puyer/racikan), Apotek K-24 juga menjual multivitamin dan suplemen, alat kesehatan, serta produk-produk non-obat (yang masih berhubungan dengan kesehatan/farmasi).

• Layanan lainnya adalah konsultasi gratis dengan apoteker. Pasien dapat berkonsultasi seputar obat dan tata cara penggunaannya dengan apoteker Apotek K-24 tanpa dipungut biaya. Untuk memudahkan pelayanan, Apotek K-24 juga melayani delivery order, resep bisa di-faks dan obat diantar ke rumah pasien. Keaslian obat dijamin.

BOKS 2

Sebelum Menggunakan TI Terintegrasi

• pelayanan konsumen lama karena pencarian stok obat secara manual

• proses pelaporan omset penjualan setiap cabang butuh waktu lama

• stocking obat tidak bisa cepat karena belum terintegrasi dengan semua gerai

Sesudah Menggunakan TI Terintegrasi

• pelayanan konsumen cepat, rata-rata 10 menit

• omset penjuialan bisa dilihat real-time di seluruh cabang

• stocking obat bisa cepat karena dapat dilihat secara langsung obat mana yang habis dan segera diisi

A. Mohammad B.S. & Gigin W. Utomo