Penilaian resiko proyek bagi Software House kepada calon Klien (Perusahaan) sangat dibutuhkan untuk menetapkan strategi implementasi, dan menjadi penentu harga proyek tersebut (tentunya semakin tinggi perkiraan tingkat resiko suatu proyek, semakin tinggi pula harga proyek yang akan diajukan). Bagi Software House yang berbasis proyek, penilaian resiko ini juga bisa sebagai penentu apakah suatu penawaran proyek akan diterima atau tidak, bila resiko kegagalan implementasi sangat tinggi, tentunya akan lebih bijak bila tidak menerima tawaran tersebut.

Berikut ini adalah hal-hal yang perlu dinilai oleh Software House dalam menentukan tingkat resiko suatu proyek, dimana semakin banyak pilihan nomor 1 dari 3 opsi yang disediakan pada tiap faktor resiko implementasi yang ada, maka tingkat resiko proyek adalah semakin rendah, demikian pula sebaliknya. Beberapa faktor penentu tidak diberikan opsi, karena keberadaannya perlu ditelaah secara bebas berkaitan dengan kesesuaian, dan dukungannya terhadap proyek yang ditawarkan.

TUJUAN DAN MISI PERUSAHAAN

Tujuan akhir yang ingin dicapai dari pengembangan sistem teknologi informasi Perusahaan.

Isian:

Misi dari pengembangan sistem teknologi informasi Perusahaan.

Isian:

Permasalahan yang terjadi terhadap proses yang berjalan (manual / elektronik), yang menyebabkan timbulnya kebutuhan untuk melakukan pengembangan sistem teknologi informasi bagi Perusahaan.

Isian:

Kondisi dari alur kerja yang sedang berlangsung pada Perusahaan.

1. Tidak ada atau sangat kecil kemungkinannya terjadi perubahan terhadap alur kerja.
2. Mempunyai kemungkinan untuk terjadi perubahan dalam beberapa aspek yang berdampak kecil terhadap alur kerja.
3. Mempunyai kemungkinan untuk terjadi perubahan yang sangat berpengaruh terhadap metode atau alur kerja.

Perubahan yang sedang atau mungkin terjadi terhadap alur kerja pada Perusahaan.

Isian: 

MANAJEMEN ORGANISASI PERUSAHAAN

Kondisi dari stabilitas organisasi Perusahaan saat ini.

1. Tidak ada atau sangat kecil kemungkinannya terjadi perubahan terhadap manajemen atau struktur organisasi yang diharapkan.
2. Mempunyai beberapa kemungkinan untuk terjadi perubahan terhadap manajemen atau re-organisasi yang diharapkan.
3. Manajemen atau struktur organisasi secara terus-menerus atau sering terjadi perubahan.

Perubahan yang sedang atau mungkin terjadi  terhadap manajemen atau struktur organisasi pada Perusahaan.

Isian:

Kondisi pembagian tugas dan tanggung jawab di dalam organisasi Perusahaan.

1. Individu-Individu pada Perusahaan memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing Individu dan batasannya terhadap Individu yang lain.
2. Individu-Individu pada Perusahaan memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing Individu, namun tidak dapat memastikan siapa yang bertanggung jawab terhadap perkerjaan di luar gugus tugas mereka.
3. Banyak Individu organisasi yang tidak memahami dan tidak sadar  akan siapa yang bertanggung jawab bagi aktivitas-aktivitas organisasi.

Definisi dan pelaksanaan kebijakan dan standarisasi di dalam Perusahaan.

1. Kebijakan dan standarisasi pengembangan didefinisikan dan secara pasti diikuti.
2. Kebijakan dan standarisasi pengembangan telah pada tempatnya, namun masih lemah dalam pelaksanaannya.
3. Tidak ada kebijakan atau standarisasi, atau belum terdefinisikan dan tidak dapat digunakan.

Komitmen dari dukungan manajemen di dalam Perusahaan.

1. Mempunyai komitmen yang kuat untuk mencapai kesuksesan proyek.
2. Mempunyai komitmen dalam batasan-batasan tertentu, tidak secara total.
3. Sedikit atau tidak mempunyai komitmen.

Kesediaan kalangan Eksekutif Perusahaan untuk ikut terlibat dalam pemecahan masalah Perusahaan.

1. Bersedia beserta dengan pemberian dukungan yang kuat.
2. Dukungan diberikan dalam batasan tertentu, memberikan bantuan terhadap hal yang dimintakan.
3. Dukungan tidak tersedia; tidak ada bantuan pada hal yang sukar terpecahkan.

Perlakuan obyektivitas proyek bagi perusahaan.

1. Obyektivitas proyek dapat diverifikasikan, kebutuhan yang dapat dipertanggungjawabkan.
2. Beberapa obyektifitas proyek masih diragukan pengukurannya.
3. Belum adanya obyektifitas proyek atau obyektifitas ada, namun belum dapat diukur.

Proses pengambilan keputusan Perusahaan.

1. Keputusan dapat dibuat oleh seseorang atau sebuah tim kecil (tergantung pada kebutuhan ) yang telah diberi mandat.
2. Keputusan membutuhkan diskusi dan review dari steering board, yang bertemu secara berkala dan dalam periode tertentu.
3. Keputusan dibuat oleh sekelompok manajer, tanpa adanya penetapan atau proses tertentu.

Ketersediaan pengukuran Perusahaan terhadap kesuksesan bisnis hasil penerapan IT dan kesuksesan bisnis.

1. Perusahaan mempunyai pengukuran kesuksesan bisnis dan hubungannya dengan hasil dari penerapan IT  terhadap bisnis.
2. Perusahaan mempunyai pengukuran terhadap beberapa aspek dari bisnis, yang mungkin dapat atau tidak dapat mengukur hasil dari IT terhadap bisnis.
3. Sangat sedikit bukti yang dapat digunakan untuk mengukur (hal lain yang bukan dasar pengukuran terhadap keuntungan / kerugian) untuk menjalankan bisnis atau IT.

Kemampuan interaksi Tim dalam keterlibatannya di dalam Organisasi.

1. Tim berinteraksi dengan semua User / Pengguna / Pemilik proses bisnis yang berkepentingan di dalam Organisasi.
2. Tidak dapat dipastikan apakah dapat melibatkan semua Anggota Organisasi yang berkepentingan.
3. Terdapat keterbatasan dalam berinteraksi. Tidak dapat berinteraksi dengan beberapa Grup tertentu, atau suatu Grup tidak diperbolehkan berinteraksi satu dengan yang lain, atau interaksi dengan suatu Grup dapat menghancurkan kemampuan kerja dengan yang lain, dengan alasan tertentu.

PENGGUNA / END USER

Keterlibatan Pengguna di dalam Tim proyek.

1. Pengguna sangat berperan di dalam Tim proyek.
2. Pengguna memainkan tugas yang minor, berdampak sedang di dalam sistem.
3. Minimal atau tidak ada keterlibatan Pengguna; sangat sedikit masukan dari Pengguna.

Pengalaman Pengguna terhadap proyek.

1. Pengguna sangat berpengalaman  pada proyek serupa atau pada bidangnya di dalam batasan pengerjaan proyek;  mempunyai ide-ide spesifik yang dapat mempertemukan kebutuhan-kebutuhannya.
2. Pengguna mempunyai pengalaman pada proyek serupa atau pada bidangnya di dalam batasan pengerjaan proyek, dan mempunyai pemikiran-pemikiran akan apa yang dibutuhkannya.
3. Pengguna tidak mempunyai pengalaman pada proyek sebelumnya atau pada bidangnya di dalam batasan pengerjaan proyek; tidak dapat memastikan bagaimana kebutuhan dapat dipertemukan.

Penerimaan dari Pengguna.

1. Pengguna menerima keseluruhan konsep dan detil sistem; adanya proses persetujuan dari Pengguna.
2. Pengguna menerima sebagian besar konsep dan detil sistem; adanya proses persetujuan dari Pengguna.
3. Pengguna tidak perlu menerima konsep atau detil disain dari sistem.

Kebutuhan pelatihan terhadap Pengguna.

1. Kebutuhan pelatihan terhadap Pengguna dipertimbangkan sesuai dengan perkembangannya di dalam perencanaan pelatihan.
2. Kebutuhan pelatihan terhadap Pengguna dipertimbangkan tanpa perlu menyesuaikan dengan perkembangannya di dalam perencanaan pelatihan.
3. Kebutuhan tidak dapat diketahui atau diidentifikasikan sesuai kebutuhan pelatihan.

Domain pengetahuan dari Pengguna.

1. Pengguna dapat dipertimbangkan keberadaannya sesuai dengan pengalaman dan pengetahuan di dalam domain dari sistem.
2. Pengguna secara relatif baru di dalam domain sistem, namun mereka akan mendapatkan pelatihan dan pengalaman sesuai kebutuhan.
3. Pengguna adalah baru di dalam domain sistem, dan belum ada pendekatan terstruktur untuk membuat mereka lebih mengenali domain sistem.

Keseragaman dari populasi Pengguna

1. Kebanyakan Pengguna mempunyai latar belakang yang sama dan akan menggunakan sistem dengan cara yang sama.
2. Pengguna akan mengikuti beberapa proses terdokumentasi yang termasuk di dalam sistem.
3. Pengguna diharapkan untuk dapat menggunakan sistem, tetapi proses bisnis dalam penerapannya, akan bervariasi tergantung dari Pengguna.

ORGANISASI TEKNIKAL PERUSAHAAN

Kemampuan ketertarikan Perusahan dan mempersiapkan sumber daya manusia.

1. Perusahaan berkemampuan untuk menyediakan dan mempersiapkan sumber daya manusia untuk siap dilatih pada area tertentu, atau berkeinginan untuk dilatih.
2. Perusahaan  berkemampuan untuk memperkerjakan sejumlah tertentu orang yang siap dilatih pada area yang dibutuhkan, atau harus membayar mahal untuk mendapatkan kemampuan yang dibutuhkan.
3. Sedikit orang yang berkeinginan bekerja untuk Perusahaan atau Perusahaan tidak menginginkan melatih orang, karena  mereka akan keluar setelah mendapatkan kemampuan baru.

Kemampuan Organisasi Perusahaan dalam manajemen sumber daya manusia.

1. Organisasi Perusahaan kuat dalam manajemen sumber daya manusia dan pengembangan.
2. Organisasi Perusahaan mempunyai catatan kesuksesan dan kegagalan dalam efektifitas manajemen sumber daya manusia.
3. Organisasi Perusahaan lemah dalam mempertahankan manajer yang baik dan membuat individu senang.

Kemampuan Organisasi Perusahaan dalam memperkerjakan staf kontrakan.

1. Organisasi memperkerjakan staf kontrakan hanya untuk saat-saat tertentu, sebagai suplemen bagi staf tetap.
2. Organisasi mempunyai staf kontrakan, sebagai cara untuk melakukan transfer pengetahuan dengan efektif kepada staf tetap.
3. Organisasi mempunyai persentase tinggi dalam menggunakan staf kontrakan dan tidak mempunyai catatan terhadap efektivitas transfer pengetahuan.

KARAKTERISTIK PROYEK

Stabilitas kebutuhan.

1. Sedikit atau tidak ada perubahan dari yang diharapkan terhadap suatu hal yang telah disetujui.
2. Beberapa perubahan dari yang diharapkan kemungkinan akan terjadi terhadap suatu hal yang disetujui.
3. Sering terjadi perubahan atau tidak ada dasar yang dapat disetujui bersama.

Cakupan dan kejelasan kebutuhan.

1. Semua dispesifikasikan secara komplit dan tertulis dengan jelas.
2. Beberapa kebutuhan tidak komplit atau tidak jelas.
3. Beberapa kebutuhan masih terdapat di kepala individu pemilik kebutuhan

Ekspektasi Perusahaan

1. Ekspektasi diarahkan untuk sejalan dengan Tim proyek.
2. Ekspektasi tidak secara eksplisit di-review.
3. Ekspektasi pengguna berbeda dari Tim proyek.

KENDALI KEPUTUSAN PROYEK

Campur tangan politik.

1. Tidak ada pihak yang mengendalikan proyek secara politik terhadap pilihan yang telah dibuat.
2. Proyek dibuat berdasarkan beberapa keputusan bagi alasan politik, lebih daripada alasan teknis ataupun manajemen.
3. Proyek secara keseluruhan diputuskan dengan menggunakan pendekatan politik, dan kehadirannya tidak atas dasar pertimbangan teknis ataupun manajemen.

Batas waktu proyek.

1. Batas waktu ditentukan oleh estimasi waktu dari Tim proyek.
2. Batas waktu sebagian ditentukan oleh kebutuhan untuk mempertemukan dengan suatu hal tertentu di luar estimasi waktu normal dari pengerjaan proyek.
3. Batas waktu secara kesuluruhan harus memenuhi kebutuhan suatu hal tertentu di luar estimasi waktu normal dari pengerjaan proyek.

Solusi jangka pendek.

1. Proyek diusahakan untuk memenuhi kebutuhan jangka pendek, dengan tetap memperhatikan kebutuhan dalam jangka panjang.
2. Proyek fokus pada solusi jangka pendek terhadap suatu masalah, dengan sedikit pengetahuan terhadap apa yang dibutuhkan pada jangka panjang.
3. Proyek secara eksplisit diarahkan untuk memenuhi kebutuhan jangka pendek, tanpa memperhatikan kebutuhan jangka panjang.

PROSES PENGEMBANGAN PROYEK

Ketergantungan proyek.

1. Semua ketergantungan diketahui dan terdapat komitmen.
2. Beberapa ketergantungan berpotensi menyebabkan resiko terhadap penyelesaian proyek.
3. Item-item proyek tergantung pada personel, pembuat keputusan, atau komponen lainnya.

Dokumentasi sistem yang ada.

1. Sistem yang ada terdokumentasi dengan baik dalam format tertentu; dan dapat dipelajari oleh Tim dengan mudah.
2. Beberapa sistem yang ada terdokumentasi; lainnya mengikuti pendekatan Pemilik proses.
3. Tidak ada dokumentasi dari sistem yang ada, atau dokumentasi yang ada telah tidak berlaku.

Proses perubahan komitmen.

1. Perubahan terhadap komitmen dalam batasan, isi, jadual di-review dan disetujui oleh semua yang terlibat.
2. Perubahan komitmen dikomunikasikan kepada semua yang terlibat.
3. Perubahan komitmen dibuat tanpa review atau keterlibatan Tim.

Kepastian proses.

1. Proses telah ada, diikuti, efektif, untuk memastikan proyek cocok sesuai dengan yang direncanakan.
2. Proses telah terdifinisi, namun tidak secara konsisten dijalankan untuk memastikan kecocokan   terhadap hasil proyek.
3. Tidak ada proses yang diikuti untuk memastikan kecocokan terhadap hasil proyek.

Proyek percontohan.

1. Lokasi atau tim percontohan telah ditetapkan dan tertarik untuk berpartisipasi.
2. Percontohan menggunakan beberapa lokasi yang menginginkan atau yang sangat membutuhkan.
3. Percontohan yang tersedia tidak kooperatif atau telah dalam kondisi kritis.

Kendali perubahan kerja produksi.

1. Proses kendali perubahan secara formal telah ada, diikuti dan efektif.
2. Kendali perubahan telah ada, namun tidak diikuti atau tidak efektif.
3. Tidak kendali perubahan yang digunakan.

Perencanaan manajemen konfigurasi.

1. Aktivitas manajemen konfigurasi secara formal direncanakan sebagai bagian dari keseluruhan aktivitas perencanaan proyek.
2. Aktivitas manajemen konfigurasi direncanakan secara tidak formal saat proyek dijalankan.
3. Rencana proyek kadang atau tidak pernah ditunjang aktivitas manajemen konfigurasi.

MANAJEMEN PROYEK

Kebutuhan migrasi data.

1. Sedikit atau tidak ada migrasi data.
2. Banyak data yang dimigrasikan, namun mempunyai deskripsi yang baik terhadap struktur dan penggunaan.
3. Banyak data yang dimigrasikan dari beberapa tipe database atau tidak terdeskripsikan dengan baik tentang apa dan dimana.

Interfacing eksternal hardware atau software.

1. Tidak ada integrasi atau interfacing yang dibutuhkan.
2. Beberapa integrasi atau interfacing dibutuhkan.
3. Ekstensif interfacing dibutuhkan.

TIM PROYEK DARI PERUSAHAAN

Kesediaan anggota tim.

1. Berada di tempat, kecil kemungkinan pergantian, sedikit interupsi akibat perselisihan pendapat.
2. Ada, dimungkinkan terjadi beberapa pergantian, dan interupsi akibat perselisihan pendapat.
3. Sangat tinggi kemungkinan pergantian, dan Tim menghabiskan banyak waktu untuk perselisihan pendapat.

Pengalaman proyek

1. Ekstensif berpengalaman dalam tim dengan proyek yang sama.
2. Beberapa pengalaman dengan proyek yang hampir sama.
3. Tidak ada atau sedikit pengalaman dengan proyek yang sama.

Penguasaan terhadap teknologi hardware dan software.

1. Berkemampuan tinggi.
2. Berkemampuan rata-rata.
3. Berkemampuan rendah.

Penguasaan terhadap proses yang akan dikembangkan.

1. Berpengetahuan tinggi.
2. Berpengetahuan rata-rata.
3. Berpengatahuan rendah.

Komunikasi status proyek.

1. Tim proyek secara jelas mengkomunikasikan tujuan dan status diantara Tim dan Organisasi lainnya.
2. Tim mengkomunikasikan beberapa informasi dalam waktu tertentu.
3. Tim sangat jarang mengkomunikasikan secara jelas kepada yang membutuhkan informasi status dari tim.

Semangat dan sikap Tim.

1. Sangat kuat komitmen untuk mencapai kesuksesan proyek dan kooperatif.
2. Berkeinginan untuk melakukan apa yang menjadi tanggung jawab pekerjaan hingga selesai.
3. Tidak atau redah berkomitmen terhadap proyek; bukan sebuah Tim yang kohesif.

Pengalaman dengan domain proyek.

1. Mempunyai latar belakang yang baik terhadap domain tim pengembangan.
2. Beberapa pengalaman terhadap domain dalam tim atau dapat disebut sebagai pakar sesuai yang dibutuhkan.
3. Tidak berpengalaman terhadap domain dalam tim, dan tidak punya kemampuan pakar.

Menggunakan Subkontraktor lain.

1. Tidak ada subkontraktor dalam proyek.
2. Subkontraktor pernah bekerjasama dengan Pengembang sebelumnya.
3. Subkontraktor yang belum pernah bekerjasama dengan Pengembang sebelumnya

TEKNOLOGI PROYEK

Keahlian teknologi yang akan dipakai, yang berkaitan dengan ketersediaan pakar.

1. Pakar teknologi telah tersedia.
2. Pakar teknologi tersedia di bagian lain Organisasi.
3. Membutuhkan bantuan dari luar Organisasi.

Kematangan teknologi.

1. Teknologi telah digunakan dalam jangka waktu yang lama.
2. Teknologi telah dipahami dengan baik.
3. Teknologi belum dipahami dengan baik

Demikian penilaian resiko proyek yang sampai saat ini masih saya jadikan acuan untuk menerapkan strategi implementasi walaupun Software House saya berbasis pada produk. Semoga bermanfaat.

[ROM]